Jakarta (26/11) Kembali Badan Riset dan Inovasi Nasional melalui Biro Komunikasi Publik, Umum dan Kesekretariatan (KPUK) kembali menggelar acara BRIN Insight Every Friday (BRIEF). Acara yang diadakan di ruang virtual ini kembali menghadirkan narasumber kompeten untuk membahas seputar kegiatan internal yang ada di lingkungan BRIN. Mengangkat tema “Kupas Tuntas Tata Naskah Dinas,” BRIEF kali ini mengundang Rahmayanti Pertiwi, M.PP seorang Arsiparis Muda untuk memberikan pemahaman mengenai tata naskah dinas di lingkungan BRIN. 

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Sebagai salah satu unsur administrasi umum, tata naskah dinas meliputi, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

Plt. Kepala Biro KPUK Driszal Fryantoni dalam sambutanya mengatakan bahwa dalam masa transisi ada hal penting lainnya yang harus diperhatikan salah satunya adalah mengenai tata naskah dinas di dalam lingkup internal, Driszal berharap melalui acara BRIEF ini para kawan BRIN dapat mengetahui bagaimana menyusun surat dinas sesuai dengan aturan yang berlaku, serta siapa saja pihak-pihak terkait yang dapat menerbitkan dan mengeluarkan surat dinas tersebut.

Sementara itu pada kesempatan yang sama Rahmayanti Pertiwi menjelaskan bahwa naskah dinas merupakan informasi tertulis dan alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan BRIN dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. Selain itu, rahma juga menjelaskan fungsi utama naskah dinas yaitu sebagai alat komunikasi tulis, pedoman dalam bertugas, alat bukti tertulis, sarana pengingat, cermin profesionalisme serta kualitas lembaga dan asas keamanan. 

Rahma juga menambahkan ada kriteria khusus pada setiap naskah dinas, sebagai contoh pada surat Perintah atau Surat Tugas yang memiliki kriteria harus disusun menggunakan kertas HVS ukuran F4 dengan jenis font Bookman old style ukuran 12 sedangkan pada Nota Dinas ukuran kertas diharuskan menggunakan kertas HVS ukuran A4 dengan grammatur paling sedikit 80 gram/m2. Hal-hal seperti inilah yang harus kita sesuaikan bersama di lingkungan BRIN,” jelas Rahma.

Sebagai informasi, penggunaan standar grammatur dalam penyusunan naskah dinas dimaksudkan untuk mengikuti standar kertas permanen yaitu standar kertas yang memiliki kriteria ketahanan dan ketebalan yang mampu bertahan dalam kondisi tertentu. Standarisasi ini dilakukan karena selain berfungsi sebagai sarana komunikasi, naskah dinas juga memiliki fungsi historik yang mampu menjadi bagian dari sejarah BRIN. Tata naskah dinas adalah salah satu unsur administrasi hukum yang meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat yang harus diperhatikan penyusunannya agar mudah dimengerti penerima dan mudah diklasifikasikan jenisnya.

Diharapkan dengan BRIEF kali ini dapat Memberikan pemahaman mengenai tata naskah dinas di instansi pemerintah sesuai aturan dan pola yang berlaku serta menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan khususnya di lingkungan BRIN. (rz/cj)